こんにちは、テクノポートの渡部です。ホームページをリニューアルすると言っても、その目的、予算、納期、デザイン、機能と、要望は様々です。また、依頼に応じるホームページの制作会社側も得意とする分野は様々なので、単に「ホームページをリニューアルをしようと思うので、見積もりを下さい」と伝えても、企画内容も金額もバラバラの見積もりが集まることになってしまうでしょう。

そこで今回は、そういった行き違いをなくすための提案要望書について解説をします。

提案要望書とは

提案要望書（RFP）とは、

「ホームページのリニューアルについて、このような内容を計画しているので、この内容に沿った提案書を提出してください」

という要望書で、一見偉そうに感じられるかもしれません。しかし、制作会社側からすると、要望が固まっている方が提案の内容を作りやすいので、実はWinWinの関係になれる書類なのです。

提案依頼書に盛り込む内容

では、提案依頼書には具体的にどのような内容を盛り込めばいいのでしょうか。おおよそですが、下記の4つを押さえておくといいでしょう。

1．自社の事業内容

まずは自社の事業内容を整理して記載します。弊社は製造業専門のWebマーケティング会社としてホームページの制作をしていますが、このように制作会社も業種によって得手不得手がある場合があるので、自社の事業内容について簡潔にまとめておくといいと思います。またこの時点でまとめておくと、いざ制作の段階になったときも役に立ちます。

2．ホームページリニューアルの目的

次に今回ホームページをリニューアルする目的についてです。現状のホームページからリニューアルするには、いくつかの目的があると思いますが、その中でも最も重要視している目的についてはっきり伝えます。ホームページ制作会社の中でも得意分野が違い、弊社のようにマーケティングに重きを置いている会社もあれば、最新のデザインや動きがあるようなシステム面が得意な会社もあります。

3．予算

予算については、制作会社から提示額を聞いて決めるというよりは、提案依頼書の中に記載をしておいた方がいいです。ホームページ制作の値段は本当にピンキリで、仕様によってまったく金額が変わってくるからです。それこそ数十万～数百万といった開きがあります。あらかじめ予算を記載しておいた方が、その予算に近しいプランを制作会社側から提示してくれるので、金額ではなく提案内容で制作会社を選ぶことができるでしょう。

「高い金額を自社から提示してしまっては……」と懸念されるかもしれませんが、複数社に見積もりを取る場合は、内容に差が出ると思いますし、提案内容の中でいらないものがあればコスト削減の交渉もできるはずです。

4．納期

実は最も重要かもしれません。弊社の場合、ホームページの企画から制作公開までは平均で3ヵ月程度かかります。納期の段階でそもそも受けられないという会社も出てくる可能性もあるので、あらかじめ提示しておくと余計な提案を聞かなくて済むことになります。特に急いでいない場合についても、その旨は記載しておいた方が無難かと思います。

追加で内容を用意しておくといいもの

大枠では上記を押さえておけばいいと思いますが、追加で下記のような内容があると、より希望に近い提案を受けられるかもしれません。

現状のサイトマップ

必須ではないですが、現状のホームページのサイトマップについては用意をしておくといいです。制作会社は、提案時に基本的に現状のサイトを見て提案書を作りますが、「メニューにないページが実は大量にあった」となると、予算も納期も大幅に変わってきます。現状の把握のためにも、サイトマップは作っておくことをおすすめします。

現状のホームページの課題点

リニューアルの目的の欄で触れているかもしれませんが、現状のホームページの課題点についても列挙しておくと、その課題についてはリニューアル時にどのような対策を用意しているかが制作会社から提案があります。特に困っている不安な点は挙げておくといいでしょう。

希望するデザイン・希望に近いデザイン

制作会社としては希望のデザインに近づけてはくれるかと思いますが、希望するデザインが業界の標準から大幅に外れていると思う場合は、記載をしておいた方がいいです。

まとめ

おおよそ上記のような内容があれば、制作会社側からクライアントの要望の応じた企画提案書を作成してくれるでしょう。弊社も実際に受け取ったことがありますが、お客様の本気度も伺えるので、企画提案書を作る熱量も変わってきます。作るフォーマットはテキストベースのWord形式で構いませんので、ぜひ一度トライしてみてください。